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Registrierkassen intelligent im Netzwerk
Im Zeichen der Globalisierung kommt den Registrierkassen immer größere Bedeutung zu. Viele Filialisten haben weltweite Niederlassungen, vielleicht nicht Ihr Bäcker um die Ecke, aber der Trend geht dahin, über den Tellerrand zu schauen. Wenn früher ein Unternehmer zehn Filialen hatte, dann war das ein großes Unternehmen. Durch moderne Kommunikationstechnik ist die weltweite Tätigkeit gar kein Problem mehr. Registrierkassen können per Datenfernübertragung überall auf der Welt ausgelesen und die Daten zentral verwaltet werden. Der Unternehmer verlässt dafür nicht einmal sein Büro. Dabei kommt der zuverlässigen Kommunikationssoftware und der modernen Registrierkasse gleichermaßen Bedeutung zu. Daten aus den Registrierkassen werden zentral abgerufen und in die branchenüblichen Back-Office Programme übertragen, wie z. B. Backsoftware, Warenwirtschaft oder auch Buchhaltung. Auf der anderen Seite, ist der Unternehmer in der Lage, alle gewünschten, neuen Informationen, wie Artikelpreise, Artikelinformationen, Tastaturbelegungen, Rezepturen, etc., per DFÜ direkt in die Registrierkassen zu übertragen. Das geht sogar automatisch mit vorprogrammierten Zeiten, so dass der Übertragungvorgang den Tagesablauf nicht stört. Gute Kommunikationssoftware bietet ebenfalls die Möglichkeit, Datenbackups zu machen oder die Registrierkasse per Fernwartung zu betreuen. Das ist im Notfall die schnellste Alternative. Ein guter Fachhändler bietet Serviceverträge, die garantieren, dass bei Ausfall der Registrierkassen in kürzester Zeit Ersatz beschafft und schnellstens repariert wird. Wichtig für Unternehmer ist auch, dass moderne Registrierkassen Systeme in der Lage sind, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter und bestimmte Zugangsrechte zu verwalten. Intelligente Registrierkassen der neuen Generation sind hochinnovative Arbeitsmittel, mit denen der komplette Ablauf eines Arbeitstages vorprogrammiert und auch analysiert werden kann. Die Kommunikationssoftware ist der zuverlässige Übermittler der Daten, die dann zur vielseitigen Analyse zur Verfügung stehen. Einzeln oder im Netzwerk ist die Registrierkasse die aktive Unterstützung für den Unternehmer. Angeschlossene Peripherien, wie Drucker, mobile Registrierkassen für großflächige Gastronomien, moderne Schankanlagen und Kaffeemaschinen, die nur gebonte Getränke freigeben oder auch Wiegesysteme, die über den Drucker der Kasse die Labels für die abgewogenen Gebinde, z.B. Pralinen oder Plätzchen, ausdrucken und gleichzeitig registrieren. Weitläufige Thekenanlagen, wie in der Fleischerei oder im Supermarkt fordern vom Registrierkassen System, dass der Kunde und die Bedienung von einer zur nächsten Registrierkasse, bzw. Wiegestation wechseln können und die Daten sozusagen „floaten“. Das gewährleistet, dass die Bedienung nicht jedes Mal an der Registrierkasse den Vorgang abschließen muss, wenn der Kunde beispielsweise erst Fleisch, dann Wurst und zu guter Letzt noch aus der Käsetheke auswählen möchte. In der Gastronomie sollte die moderne Registrierkasse in der Lage sein, eingegebene gemischte Bestellungen von Speisen und Getränken zu verarbeiten. Die Speisenbestellung wird in die Küche übertragen und dort auf einem Display angezeigt oder ausgedruckt, mit Angabe der eventuellen Sonderwünsche des Gastes, zeitgleich geht die Getränkebestellung an die Theke. Moderne, mobile Registrierkassen sind mit Vibrationsalarm ausgestattet, so dass der Kellner weiß, wann er die Bestellung servieren kann. Diese neuartigen, mitdenkenden Registrierkassen Systeme helfen in jedem Bereich, die Arbeit zu beschleunigen und zu erleichtern, geben dem Unternehmer die Möglichkeit, Betriebsergebnisse, Arbeitszeiten, Umsätze, Wareneinsatz und Lagerbestand zu verwalten. Die Registrierkasse kann aus der Ferne, mittels DFÜ gesteuert und programmiert werden. Dabei spielt es keine Rolle mehr, ob die Registrierkassen in der Filiale im gleichen Ort oder vielleicht im Nachbarland stehen.
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POS-Kassensysteme in verschiedenen Branchen
In Einzelhandel, Gastronomie, Hotelwesen, Dienstleistungsgewerbe und anderen Branchen werden moderne Kassensysteme genutzt. Das war nicht immer so. Vor etwa 130 Jahren wurde die erste manuell zu bedienende Registrierkasse bereitgestellt, die in einem massiven Gehäuse aus Metall eine Art Rechenmaschine beherbergte, womit einfache Aufrechnungen von Preisen und Abzüge von gegebenem Geld verrechnet werden konnten. Die Größe dieser antiken Registrierkasse dominierte meist den Ganzen Verkaufsraum. Nach wenigen Jahrzehnten wurden die ersten elektronischen Registrierkassen angeboten, die schon nicht mehr ganz so wuchtig groß waren. Und so ging die Entwicklung immer weiter dahin, dass Registrierkassen sich schon optisch immer mehr veränderten und schließlich in der heutigen Zeit netzwerkfähig sind und in beliebig erweiterbare Kassensysteme eingebunden werden können. Moderne Kassensysteme in Handel und den verschiedensten anderen Branchen erinnern so gar nicht mehr an die ersten so massiv erscheinenden Registrierkassen. Auch ein Vergleich mit Kassen jüngerer Bauart ist kaum noch möglich. Den meisten Kunden begegnen moderne Kassensysteme im Einzelhandel, denn irgendwo etwas einkaufen muss jeder. Filialbetriebe und große Konzerne nutzen meist Kassensysteme, weil mit diesen Kassen nicht nur jede Filiale des Unternehmens für sich die täglichen Umsatzabrechnungen tätigen kann. Die hiermit errechneten Daten werden über eine online-Verbindung zur Verwaltungszentrale übertragen, wo sie buchhalterisch ebenso weiterverarbeitet werden wie auch statistische Umsatzerfassungen getätigt werden. Auch kann mit Hilfe der Kassensysteme und deren leistungsstarker Kassensoftware für jede Filiale erfasst werden, welche Waren besonders viel verkauft werden. Supermärkte und Lebensmittel-Discounter haben in ihren Geschäften an zentraler Stelle zum Ausgang hin Kassen-Plätze eingerichtet, wo POS-Kassen die Verkäufe erfassen. POS-Kassensysteme sind Kassensysteme wie die meisten anderen auch. Denn POS steht hier für Point of Sale, was die Stelle im Geschäft beschreibt, wo eben die Kassen stehen, an denen die Kunden ihre Einkäufe bezahlen. Kassensysteme im Einzelhandel sind aber nicht nur dazu in der Lage, die Verkäufe zu erfassen und jeden einzelnen verkauften Artikel zu dokumentieren. Der Wareneingang im Handel kann ebenfalls über Kassensysteme erfasst werden, indem beispielsweise mit mobilen Scannern die Warenlieferung aufgenommen und in der Kassensoftware der in den Unternehmen genutzten Kassensysteme hinterlegt wird. In Kassensysteme wird somit ein immer aktueller Sollbestand der Waren eingetragen, weil der Verkauf jedes Artikels als Warenausgang in der Kassensoftware gegengebucht wird. In der Gastronomie werden Kassensysteme ebenfalls vielseitig genutzt. Hier sind mobile Kassen und Kassensysteme sehr gefragt, weil sie zum einen den Mitarbeitern viele Wege ersparen und andererseits den Gästen die Wartezeit verkürzen. Natürlich gibt es auch im Restaurant einen POS-Kassen -Platz, wo zentral alle Menüverkäufe abgerechnet werden. Aber ob nun in Handel, Gastronomie oder einer anderen Branche mit Nutzung moderner Kassen: Kassensysteme können nicht nur Verkäufe registrieren und aufrechnen. Die Erfassung von Arbeitszeiten über Kassensysteme ist ein zusätzlicher Anreiz, Anschaffungs- und Wartungskosten für zusätzliche Systeme und Geräte zu vermeiden.
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Für die Gastronomie werden Kassen immer kleiner
Kassensysteme für die Gastronomie werden immer kleiner. Die Funktionalität wird immer überschaubarer, ist leicht zu erklären und die Bedienerfreundlichkeit wächst. Da eine Kasse in Gastronomiebetrieben sehr wichtig ist, kann auf ein Kassensystem im Grunde nicht verzichtet werden. Obwohl moderne Kassensysteme und Netzwerkkassen viel kleiner sind als herkömmliche Registrierkassen, sind hier wesentlich mehr Anwendungsmöglichkeiten gegeben. Aber auch die Kassen im Einzelhandel werden immer kompakter und leistungsfähiger. In Gastronomiebetrieben setzen sich immer mehr mobile Kassen und Kellnerrufsysteme durch. Damit kann eine erhebliche Zeitersparnis erreicht werden, die der Bedienung und Beratung der Gäste gewidmet werden kann. Das Kellnerrufsystem wird mit einem mobilen Teil auf dem Tisch der Gäste platziert. Hier kann dann der Kellner wahlweise für eine Bestellung oder zum Bezahlen gerufen werden. Die Mitarbeiter können entweder über das Endgerät der mobilen Kasse erkennen, was an welchem Tisch gewünscht wird, oder werden über das Display eines Pagers darüber informiert. Somit können die Bestellungen direkt mit den mobilen Kassen erfasst und mit einem Funksignal an Küche, Schankanlage und Kassensoftware übermittelt werden. Beim Bezahlwunsch kann am Hauptmodul des Kassensystems die Rechnung ausgedruckt und den Gästen gleich mit zum Tisch gebracht werden. Auf diese Weise wird mit mobilen Kassensystemen und dem Kellnerrufsystem viel Zeit gespart, die einerseits betriebliche Kosten senken und andererseits dem Gast kürzere Wartezeiten bescheren. Im Einzelhandel werden die Kassen, wie gesagt, ebenfalls immer kleiner und gleichzeitig leistungsfähiger. An sogenannten POS-Kassen (POS steht für Point of Sale, also der Stelle des Geschäfts, wo der Verkauf stattfindet.) werden die Waren über einen meist stationären Scanner gezogen, der den Barcode erkennt und die entsprechenden Daten aus der Kassensoftware aufruft. Bei Warenlieferungen werden in der Kassensoftware alle nötigen Daten der Waren (Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Grundpreis, usw.) eingetragen. Beim Verkauf werden diese Daten aufgerufen und in der Warenliste ein Signal für Warenentnahme hinterlegt. Auf diese Weise ist immer ein aktueller Waren-Sollbestand bekannt, der bei einer Inventur mit dem tatsächlichen Warenbestand übereinstimmen sollte. POS-Kassen sind oft auch mit Waagen ausgestattet, die Waren wie loses Obst und Gemüse auswiegen und dies dann nach Eingabe der Artikelnummer über die Tastatur mit den notwendigen Daten wie Bezeichnung, Menge, Grundpreis und Gesamtpreis auf den Belegen auszeichnen. Moderne Kassensysteme im Einzelhandel sind aber noch vielseitiger Nutzbar. Auch Waagen in einer Fleisch- und Käseabteilung sind auf die Anforderungen leistungsfähiger Kassensoftware eingestellt. Es werden Bons ausgedruckt, die die Angaben über Fleisch und Käse schriftlich und auch mit einem Barcode verschlüsselt darstellen. Diese Barcodes werden dann ebenfalls vom Scanner am POS-Kassen-Platz erkannt und dem jeweiligen Verkaufsvorgang zugeordnet. Netzwerkkassen und Kassensysteme können aber branchen-übergreifend noch viele weitere Arbeitsschritte erleichtern und Aufgaben übernehmen. Branchenunabhängig kann mit der Kassensoftware moderner Kassen die Arbeitszeiterfassung ebenso verwaltet werden wie die Urlaubs- und die Dienstplanung. In Handwerksbetrieben, die dem Unternehmen einen Verkaufsbereich angegliedert haben, können über die Kassensoftware des genutzten Kassensystems Terminplanungen betreuen. Da sind dann vereinbarte Termine mit Lieferanten ebenso zu verwalten, wie Auftragstermine für Dienstleistungen außer Haus oder Fertigstellungstermine für beauftragte Einzelanfertigungen.
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Registrierkassen
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POS-Kassen Beschreibung
Kassenhersteller haben in den vergangenen Jahren die Weiterentwicklung von Kassen stark voran getrieben. Eine antiquierte Kasse gibt es kaum noch zu sehen, weder in der Gastronomie, noch im Handel, und schon gar nicht in der Hotelbranche. Registrierkassen von vor rund einhundert Jahren stehen allenfalls noch als Dekorationsstück in einigen Geschäften oder Hotels. Insbesondere im Einzelhandel ist eine Registrierkasse neuerer Bauart aber dennoch anzutreffen. Denn nicht jedes Geschäft hat ausreichend Kapazität, um ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse zu nutzen. Intelligente Kassensysteme sind aber auch in kleinen Geschäften durchaus anwendbar, wenn der Warenumsatz groß ist. Allein die Endgeräte sind ergonomisch geschaffen und bieten schon dadurch angenehme Anwendbarkeit. Außerdem sind Warenflusskontrolle, die Übermittlung von Produktinformationen, die Arbeitszeiterfassung und eine Anbindung zur Verwaltung im Hintergrund nur einige weitere Merkmale, die die POS-Kassensysteme auszeichnen. Die Entwicklung von POS-Kassen ist sogar schon so weit fortgeschritten, dass zwei Kassen in einer Kasse vereint sind. Als mobile Kasse überzeugt das Gerät mit Geschwindigkeit und Touchscreen. Beim Einsatz als stationäre Kasse sind die kleinen Maße überzeugend (Platz sparen) und die Schnittstellen für verschiedene anschließbare weitere Geräte in der Umgebung. POS steht für Point of sale, so sind im weitesten Sinne vielleicht auch Registrierkassen als POS-Kassen zu bezeichnen. Aber im Eigentlichen geht es um Kassensysteme, die auch viele Bereiche eines Unternehmens vernetzen können. Da ist dann die Zahlstelle das POS-Modul der Kasse. Von einem Kassenhersteller weiß ich, dass er acht verschiedene POS-Kassensysteme anbietet, welche alle die gleiche Kassensoftware nutzen. Dank dessen und der äußerst flexiblen Einsetzbarkeit können die Geräte in allen Branchen genutzt werden. Eine solche doppelte Plattformstrategie gibt es, glaube ich, weltweit kein zweites Mal. Diese Kassen können also ebenso effizient in der Gastronomie genutzt werden wie auch in Hotels, im Einzelhandel und in der Dienstleistungsbranche. Sicher ist noch so mancher Unternehmer konservativ eingestellt und würde bei der Neuanschaffung einer Kasse auf eine Registrierkasse zurückgreifen. Klar, auch Registrierkassen erfüllen nach wie vor die gesetzlichen Vorgaben. Darum muss es auch für einen größeren Betrieb negative Auswirkungen haben, mehrere Registrierkassen zu nutzen, die separat abgerechnet und manuell in der Buchhaltung erfasst werden. Wer sich die Mühe machen möchte, bitte schön. Vor allem ist die Entwicklung auch im Bereich Registrierkasse soweit vorangeschritten, dass Registrierkassen auch netzwerkfähig sind. Damit können diese Geräte früher oder später auch an ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse angeschlossen werden. Mir als Kundin ist es eh nicht so sehr wichtig, welche Geräte als Kasse genutzt werden, Hauptsache ich kann meinen Einkauf bezahlen. Die Belege aus Registrierkasse und Kassensystem beinhalten ohnehin die nötigen Angaben, also ist auch diesbezüglich kein Unterschied auszumachen. Lediglich für die Unternehmen ist es eine ernste Überlegung wert, ein modernes Kassensystem anzuschaffen und damit die gute alte Registrierkasse abzulösen.