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Kassensystem als Hilfe bei der Kontrolle des Betriebes
Die Bedeutung, sich ein modernes Kassensystem anzuschaffen, wird gerade in kleineren Betrieben der Gastronomie und kleinen Einzelhandelsgeschäften, wie Textilhandel oder Modeboutiquen, nicht erkannt. Meist ist der Geschäftsinhaber daran gewöhnt und auch zufrieden, mit einer zur Verfügung stehenden, alten Registrierkasse zu arbeiten, die nicht mehr der neuesten Technik entspricht. In seltenen Fällen wird gar keine Technik eingesetzt, sondern in eine Geldschublade kassiert. Herkömmliche Registrierkassen, manchmal sogar antik, werden an Stelle eines Taschenrechners als Addiermaschine genutzt, ansonsten wird im Kopf zusammen gerechnet und das Geld in der Geldschublade einsortiert.
Wenn der Unternehmer den ganzen Tag persönlich im Geschäft steht, kann er normalerweise davon ausgehen, dass kein Geld verloren geht, es sei denn, er verrechnet sich. Am Ende des Monats müssen jedoch alle im vergangenen Monat gemachten Einnahmen und Ausgaben aus den manuellen Aufzeichnungen zusammengetragen werden und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Finanzamt über ein Kassenbuch angefertigt werden. Warenbestellungen macht er anhand seines persönlichen Überblicks über die Warenbestände mehr nach Gefühl. Oft wird für Bestellungen eine Mini Inventur nötig sein, wenn das Warenangebot über einige, wenige Artikel hinausgeht.
Das bedeutet enormen Zeitaufwand, um konkrete Ergebnisse zu erzielen. Auch für den kleinen Betrieb und seinen Inhaber, lohnt sich die Investition in ein modernes Kassensystem, das je nach gewünschtem Funktionsaufwand auch schon für wenige hundert Euro erhältlich ist. Umsatzzahlen werden mit Artikelnummer im Kassensystem erfasst. Etwas größere Kassensysteme ermöglichen dem Unternehmer sogar, sich täglich oder auf Wunsch sogar stündlich, Auswertungen per Datenfernübertragung (Modem) in Echtzeit aus dem Kassensystem von zu Hause aus abzurufen.
Die gespeicherten Umsatzzahlen liefern nicht nur Informationen über verkaufte Artikel, Umsatz, Gewinn pro verkauftem Artikel. Statistiken können aus diesen Daten per Warenwirtschaftsprogramm errechnet werden, das in der Lage ist, sogar Bestellvorschläge zu erstellen. Der größte Vorteil von Statistiken aus den Umsatzdaten eines Kassensystems sind die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse, die schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen. Der Unternehmer hat einen guten Überblick darüber, welche seiner angebotenen Produkte und Dienstleistungen den besten Gewinn erzielen und sein Unternehmensziel entsprechend auf das Kundenverhalten abstimmen. Renner und Penner in der Produktpalette erkennen und die Renner zu fördern, bringt auf die Dauer einen höheren Umsatz.
Die Personalplanung und sogar die Arbeitszeiterfassung mehrerer Mitarbeiter kann über die Kassensysteme verwaltet werden. Das ermöglicht dem Arbeitgeber, die Lohnabrechnung einfach und schnell minutengenau zu erstellen. Der Unternehmer liest am Ende des Monats die komplette Arbeitszeit pro Mitarbeiter aus und hat korrekte Belege zur korrekten Erstellung der Lohnabrechnung. Das Bestellwesen innerhalb der Warenwirtschaft errechnet anhand der angelegten Rezepturen Bestellvorschläge. Jeder Artikel kann mit einer Mindestlagerbestand Angabe gespeichert werden. Damit vermeidet man Ausverkäufe und zu große Lagerhaltung. Bei Frischware wird vermieden, dass etwas verdirbt. Auf der anderen Seite muss aber auch immer genug im Vorrat sein.
Kosten des Wareneinsatzes zu reduzieren und den Rohgewinn zu steigern ist das erklärte Ziel jedes Unternehmens. Die Investition in moderne Kassensysteme mit passender Software macht sich durch Einsparungen beim Wareneinsatz und bessere Personalplanung für jeden Betrieb schnell bezahlt.
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Kassensysteme im Netzwerk als Betriebsausstattung
POS Kassensysteme als Ausstattung
Im Falle der Planung eines Restaurant, denkt jeder Unternehmer daran die Küche so einzurichten, dass sowohl das Team ausreichend Arbeitsfläche hat (damit es effizient arbeiten kann) und auch daran, dass modernste Geräte angeschafft werden. Auch die technische Ausstattung mit Schank Anlage, Stromversorgung und Beleuchtung wird organisiert. Nun sollte Überlegungen zum Kassensystem angestellt werden Für die Gastronomie eignet sich beispielsweise ein Kassensystem Netzwerk mit mobilen POS Kassensystemen. Hiermit kann Zeit gespart und den Gästen zur Verfügung gestellt werden. Die Kassensoftware moderner Kassensysteme wird immer leistungsstärker, so dass auch weitere Bereiche eines Betriebes mit verwaltet werden können. Wenn zum Beispiel mit einem Produzenten oder Lieferanten benötigter Spezialitäten ein Liefer- und Abnahmevertrag geschlossen wird, mit genauen Spezifikationen, könnte in Zukunft von dem Kassensystem im Restaurant über eine online-Verbindung die Bestellung von Gemüse, Fleisch und anderen Produkten erfolgen, abhängig von den Umsatzzahlen, die das Kassensystem gespeichert und mit der Warenwirtschaft analysiert hat. Zusätzlich kann die betriebliche Buchhaltung über ein Kassensystem abgewickelt werden, sofern ein Arbeitsplatz mit entsprechender Software ausgestattet ist. Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls mit Hilfe moderner Kassensysteme möglich, es muss also nicht ein externes Erfassungssystem an das Kassensystem angepasst werden.
POS Kassensysteme im Netzwerk
Einzelne „POS“ Kassensysteme („Point of Sale“, der Ort, an dem Waren verkauft werden) lassen sich zu einem Kassensystem Netzwerk zusammen schließen. Eine Registrierkasse weist heutzutage Netzwerktauglichkeit auf. Die Filialen eines Supermarktkonzerns sind über ihre Kassensysteme miteinander vernetzt, womit sie den Datenfluss in ihr Warenwirtschaftssystem synchronisieren. Bestellungen werden gebündelt über das Netzwerksystem an eine zentrale Stelle übermittelt, von wo aus dann die Lieferungen zusammengestellt werden. Mit einer entsprechenden Kassensoftware könnte dann laufend die Warenbewegung beobachtet und die Lieferungen neuer Waren automatisiert werden. Außerdem könnte im Hintergrund über die Warenwirtschaftssoftware erkannt werden, welche Artikel gerade besonders im Trend liegen und welche nicht. Ein Netzwerk aus POS Kassensystemen und einem zentralen PC lohnt sich vor allem auch im Hotelgewerbe. Beim Einchecken werden die Eincheckdaten des Gastes als erstes erfasst und alle Rechnungsdaten und Umsätze im Hotel gespeichert, bis die Rechnung erstellt werden soll. Vom Restaurant des Hotels aus kann die Rechnung eines Gastes und der Verzehr der Speisen durch das Kassensystem ebenfalls zugeordnet werden. Über ein Mobilteil des Kassensystems nimmt die Bedienung die Bestellung auf und über Funk wird übertragen. Außerdem wird gleichzeitig eine Information an das Endgerät in der Küche geleitet, wo sofort mit der Zubereitung der Bestellung begonnen werden kann. Auch von der Hotelbar aus kann die Datenbank über das Kassensystem mit dem Verzehr von Getränken bestückt werden, besser gesagt mit der Information über den Verzehr. Denn für jeden Betrieb kann es eine individuelle Kassenlösung mit ebenso individueller Installation der Kassensysteme, einzeln oder als Netzwerkkasse, geben.
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POS-Kassensysteme in verschiedenen Branchen
In Einzelhandel, Gastronomie, Hotelwesen, Dienstleistungsgewerbe und anderen Branchen werden moderne Kassensysteme genutzt. Das war nicht immer so. Vor etwa 130 Jahren wurde die erste manuell zu bedienende Registrierkasse bereitgestellt, die in einem massiven Gehäuse aus Metall eine Art Rechenmaschine beherbergte, womit einfache Aufrechnungen von Preisen und Abzüge von gegebenem Geld verrechnet werden konnten. Die Größe dieser antiken Registrierkasse dominierte meist den Ganzen Verkaufsraum. Nach wenigen Jahrzehnten wurden die ersten elektronischen Registrierkassen angeboten, die schon nicht mehr ganz so wuchtig groß waren. Und so ging die Entwicklung immer weiter dahin, dass Registrierkassen sich schon optisch immer mehr veränderten und schließlich in der heutigen Zeit netzwerkfähig sind und in beliebig erweiterbare Kassensysteme eingebunden werden können. Moderne Kassensysteme in Handel und den verschiedensten anderen Branchen erinnern so gar nicht mehr an die ersten so massiv erscheinenden Registrierkassen. Auch ein Vergleich mit Kassen jüngerer Bauart ist kaum noch möglich. Den meisten Kunden begegnen moderne Kassensysteme im Einzelhandel, denn irgendwo etwas einkaufen muss jeder. Filialbetriebe und große Konzerne nutzen meist Kassensysteme, weil mit diesen Kassen nicht nur jede Filiale des Unternehmens für sich die täglichen Umsatzabrechnungen tätigen kann. Die hiermit errechneten Daten werden über eine online-Verbindung zur Verwaltungszentrale übertragen, wo sie buchhalterisch ebenso weiterverarbeitet werden wie auch statistische Umsatzerfassungen getätigt werden. Auch kann mit Hilfe der Kassensysteme und deren leistungsstarker Kassensoftware für jede Filiale erfasst werden, welche Waren besonders viel verkauft werden. Supermärkte und Lebensmittel-Discounter haben in ihren Geschäften an zentraler Stelle zum Ausgang hin Kassen-Plätze eingerichtet, wo POS-Kassen die Verkäufe erfassen. POS-Kassensysteme sind Kassensysteme wie die meisten anderen auch. Denn POS steht hier für Point of Sale, was die Stelle im Geschäft beschreibt, wo eben die Kassen stehen, an denen die Kunden ihre Einkäufe bezahlen. Kassensysteme im Einzelhandel sind aber nicht nur dazu in der Lage, die Verkäufe zu erfassen und jeden einzelnen verkauften Artikel zu dokumentieren. Der Wareneingang im Handel kann ebenfalls über Kassensysteme erfasst werden, indem beispielsweise mit mobilen Scannern die Warenlieferung aufgenommen und in der Kassensoftware der in den Unternehmen genutzten Kassensysteme hinterlegt wird. In Kassensysteme wird somit ein immer aktueller Sollbestand der Waren eingetragen, weil der Verkauf jedes Artikels als Warenausgang in der Kassensoftware gegengebucht wird. In der Gastronomie werden Kassensysteme ebenfalls vielseitig genutzt. Hier sind mobile Kassen und Kassensysteme sehr gefragt, weil sie zum einen den Mitarbeitern viele Wege ersparen und andererseits den Gästen die Wartezeit verkürzen. Natürlich gibt es auch im Restaurant einen POS-Kassen -Platz, wo zentral alle Menüverkäufe abgerechnet werden. Aber ob nun in Handel, Gastronomie oder einer anderen Branche mit Nutzung moderner Kassen: Kassensysteme können nicht nur Verkäufe registrieren und aufrechnen. Die Erfassung von Arbeitszeiten über Kassensysteme ist ein zusätzlicher Anreiz, Anschaffungs- und Wartungskosten für zusätzliche Systeme und Geräte zu vermeiden.
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POS Kassensystem in der Bäckerei
POS-Kassensysteme bieten Filialbäckereien ein hohes Maß an Sicherheit und Leistungsfähigkeit. Ein Kassensystem basiert auf moderner Client/Server-Technologie und ist im Detail auf die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse einer zentral geführten Filial-Bäckerei angepasst. Offene Schnittstellen zu jeder gängigen Bäckereisoftware sind ebenfalls mit einem Kassensystem gewährleistet. Eine zentrale Verwaltung mehrerer Bäckereifilialen ist über Kassensysteme gewährleistet, auch wenn die Filialen nicht nur über einen Ort verteilt sondern in verschiedenen Ortschaften ansässig sind. Ein Kassensystem ist hierauf zugeschnitten und ermöglicht eben die zeitnahe Verwaltung und Buchung aller relevanten Daten aus jeder Filiale. Über besondere Module, die an Kassensysteme angegliedert werden, hat man jederzeit einen Überblick über die fertigen Produkte, was auch eine statistische Erfassung der Tagesverbräuche ermöglicht. Auch kann über ein Kassensystem jederzeit beurteilt werden, zu welchen Uhrzeiten welche Umsätze getätigt werden. Das ermöglicht die entsprechende Planung und Produktion aller Waren. Kassensysteme ermöglichen mit diesen Daten auch, die Mitarbeitereinsatzplanung durchzuführen, wobei diese auch über die genutzte Kassensoftware durchgeführt werden kann. Zusätzlich kann natürlich auch über die Kassensoftware im Kassensystem die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter der Bäckerei erfolgen. Die Erfassung von Arbeitszeiten und die Übersicht über umsatzstarke Zeiten können und müssen in der Dienstplanung berücksichtigt werden. Über Kassensysteme können Bäckereien auch Kundenkarten verwalten, Bonusaktionen erarbeiten und die bargeldlose Zahlung mit EC- und Kreditkarten durchführen. POS steht im Zusammenhang mit einem Kassensystem für Point of Sale, also dem Standort der Kassen, wo die Verkäufe registriert, aufgerechnet und eingenommen werden. Diese Module für moderne Kassensysteme werden immer kleiner aber auch ebenso immer leistungsfähiger. Den Bäckerei-Kunden bleiben die vielen Anwendungsmöglichkeiten, die über Kassensysteme erledigt werden können, überwiegend verborgen. Lediglich ein verändertes Design eines neuen Gerätes kann einem Kunden durchaus auffallen. Was Kassensysteme aber noch alles zu unterstützen vermögen, wird Außenstehenden nicht auffallen. Aber das ist auch nicht nötig. Denn Kunden möchten in der Bäckerei frische und leckere Backwaren erwerben, und da sind sie bei guter Qualität und bestem Geschmack dem Bäcker ihres Vertrauens treu.
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Für die Gastronomie werden Kassen immer kleiner
Kassensysteme für die Gastronomie werden immer kleiner. Die Funktionalität wird immer überschaubarer, ist leicht zu erklären und die Bedienerfreundlichkeit wächst. Da eine Kasse in Gastronomiebetrieben sehr wichtig ist, kann auf ein Kassensystem im Grunde nicht verzichtet werden. Obwohl moderne Kassensysteme und Netzwerkkassen viel kleiner sind als herkömmliche Registrierkassen, sind hier wesentlich mehr Anwendungsmöglichkeiten gegeben. Aber auch die Kassen im Einzelhandel werden immer kompakter und leistungsfähiger. In Gastronomiebetrieben setzen sich immer mehr mobile Kassen und Kellnerrufsysteme durch. Damit kann eine erhebliche Zeitersparnis erreicht werden, die der Bedienung und Beratung der Gäste gewidmet werden kann. Das Kellnerrufsystem wird mit einem mobilen Teil auf dem Tisch der Gäste platziert. Hier kann dann der Kellner wahlweise für eine Bestellung oder zum Bezahlen gerufen werden. Die Mitarbeiter können entweder über das Endgerät der mobilen Kasse erkennen, was an welchem Tisch gewünscht wird, oder werden über das Display eines Pagers darüber informiert. Somit können die Bestellungen direkt mit den mobilen Kassen erfasst und mit einem Funksignal an Küche, Schankanlage und Kassensoftware übermittelt werden. Beim Bezahlwunsch kann am Hauptmodul des Kassensystems die Rechnung ausgedruckt und den Gästen gleich mit zum Tisch gebracht werden. Auf diese Weise wird mit mobilen Kassensystemen und dem Kellnerrufsystem viel Zeit gespart, die einerseits betriebliche Kosten senken und andererseits dem Gast kürzere Wartezeiten bescheren. Im Einzelhandel werden die Kassen, wie gesagt, ebenfalls immer kleiner und gleichzeitig leistungsfähiger. An sogenannten POS-Kassen (POS steht für Point of Sale, also der Stelle des Geschäfts, wo der Verkauf stattfindet.) werden die Waren über einen meist stationären Scanner gezogen, der den Barcode erkennt und die entsprechenden Daten aus der Kassensoftware aufruft. Bei Warenlieferungen werden in der Kassensoftware alle nötigen Daten der Waren (Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Grundpreis, usw.) eingetragen. Beim Verkauf werden diese Daten aufgerufen und in der Warenliste ein Signal für Warenentnahme hinterlegt. Auf diese Weise ist immer ein aktueller Waren-Sollbestand bekannt, der bei einer Inventur mit dem tatsächlichen Warenbestand übereinstimmen sollte. POS-Kassen sind oft auch mit Waagen ausgestattet, die Waren wie loses Obst und Gemüse auswiegen und dies dann nach Eingabe der Artikelnummer über die Tastatur mit den notwendigen Daten wie Bezeichnung, Menge, Grundpreis und Gesamtpreis auf den Belegen auszeichnen. Moderne Kassensysteme im Einzelhandel sind aber noch vielseitiger Nutzbar. Auch Waagen in einer Fleisch- und Käseabteilung sind auf die Anforderungen leistungsfähiger Kassensoftware eingestellt. Es werden Bons ausgedruckt, die die Angaben über Fleisch und Käse schriftlich und auch mit einem Barcode verschlüsselt darstellen. Diese Barcodes werden dann ebenfalls vom Scanner am POS-Kassen-Platz erkannt und dem jeweiligen Verkaufsvorgang zugeordnet. Netzwerkkassen und Kassensysteme können aber branchen-übergreifend noch viele weitere Arbeitsschritte erleichtern und Aufgaben übernehmen. Branchenunabhängig kann mit der Kassensoftware moderner Kassen die Arbeitszeiterfassung ebenso verwaltet werden wie die Urlaubs- und die Dienstplanung. In Handwerksbetrieben, die dem Unternehmen einen Verkaufsbereich angegliedert haben, können über die Kassensoftware des genutzten Kassensystems Terminplanungen betreuen. Da sind dann vereinbarte Termine mit Lieferanten ebenso zu verwalten, wie Auftragstermine für Dienstleistungen außer Haus oder Fertigstellungstermine für beauftragte Einzelanfertigungen.