POS-Kassensysteme in verschiedenen Branchen
In Einzelhandel, Gastronomie, Hotelwesen, Dienstleistungsgewerbe und anderen Branchen werden moderne Kassensysteme genutzt. Das war nicht immer so. Vor etwa 130 Jahren wurde die erste manuell zu bedienende Registrierkasse bereitgestellt, die in einem massiven Gehäuse aus Metall eine Art Rechenmaschine beherbergte, womit einfache Aufrechnungen von Preisen und Abzüge von gegebenem Geld verrechnet werden konnten. Die Größe dieser antiken Registrierkasse dominierte meist den Ganzen Verkaufsraum. Nach wenigen Jahrzehnten wurden die ersten elektronischen Registrierkassen angeboten, die schon nicht mehr ganz so wuchtig groß waren. Und so ging die Entwicklung immer weiter dahin, dass Registrierkassen sich schon optisch immer mehr veränderten und schließlich in der heutigen Zeit netzwerkfähig sind und in beliebig erweiterbare Kassensysteme eingebunden werden können. Moderne Kassensysteme in Handel und den verschiedensten anderen Branchen erinnern so gar nicht mehr an die ersten so massiv erscheinenden Registrierkassen. Auch ein Vergleich mit Kassen jüngerer Bauart ist kaum noch möglich. Den meisten Kunden begegnen moderne Kassensysteme im Einzelhandel, denn irgendwo etwas einkaufen muss jeder. Filialbetriebe und große Konzerne nutzen meist Kassensysteme, weil mit diesen Kassen nicht nur jede Filiale des Unternehmens für sich die täglichen Umsatzabrechnungen tätigen kann. Die hiermit errechneten Daten werden über eine online-Verbindung zur Verwaltungszentrale übertragen, wo sie buchhalterisch ebenso weiterverarbeitet werden wie auch statistische Umsatzerfassungen getätigt werden. Auch kann mit Hilfe der Kassensysteme und deren leistungsstarker Kassensoftware für jede Filiale erfasst werden, welche Waren besonders viel verkauft werden. Supermärkte und Lebensmittel-Discounter haben in ihren Geschäften an zentraler Stelle zum Ausgang hin Kassen-Plätze eingerichtet, wo POS-Kassen die Verkäufe erfassen. POS-Kassensysteme sind Kassensysteme wie die meisten anderen auch. Denn POS steht hier für Point of Sale, was die Stelle im Geschäft beschreibt, wo eben die Kassen stehen, an denen die Kunden ihre Einkäufe bezahlen. Kassensysteme im Einzelhandel sind aber nicht nur dazu in der Lage, die Verkäufe zu erfassen und jeden einzelnen verkauften Artikel zu dokumentieren. Der Wareneingang im Handel kann ebenfalls über Kassensysteme erfasst werden, indem beispielsweise mit mobilen Scannern die Warenlieferung aufgenommen und in der Kassensoftware der in den Unternehmen genutzten Kassensysteme hinterlegt wird. In Kassensysteme wird somit ein immer aktueller Sollbestand der Waren eingetragen, weil der Verkauf jedes Artikels als Warenausgang in der Kassensoftware gegengebucht wird. In der Gastronomie werden Kassensysteme ebenfalls vielseitig genutzt. Hier sind mobile Kassen und Kassensysteme sehr gefragt, weil sie zum einen den Mitarbeitern viele Wege ersparen und andererseits den Gästen die Wartezeit verkürzen. Natürlich gibt es auch im Restaurant einen POS-Kassen -Platz, wo zentral alle Menüverkäufe abgerechnet werden. Aber ob nun in Handel, Gastronomie oder einer anderen Branche mit Nutzung moderner Kassen: Kassensysteme können nicht nur Verkäufe registrieren und aufrechnen. Die Erfassung von Arbeitszeiten über Kassensysteme ist ein zusätzlicher Anreiz, Anschaffungs- und Wartungskosten für zusätzliche Systeme und Geräte zu vermeiden.
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POS Kassensystem in der Bäckerei
POS-Kassensysteme bieten Filialbäckereien ein hohes Maß an Sicherheit und Leistungsfähigkeit. Ein Kassensystem basiert auf moderner Client/Server-Technologie und ist im Detail auf die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse einer zentral geführten Filial-Bäckerei angepasst. Offene Schnittstellen zu jeder gängigen Bäckereisoftware sind ebenfalls mit einem Kassensystem gewährleistet. Eine zentrale Verwaltung mehrerer Bäckereifilialen ist über Kassensysteme gewährleistet, auch wenn die Filialen nicht nur über einen Ort verteilt sondern in verschiedenen Ortschaften ansässig sind. Ein Kassensystem ist hierauf zugeschnitten und ermöglicht eben die zeitnahe Verwaltung und Buchung aller relevanten Daten aus jeder Filiale. Über besondere Module, die an Kassensysteme angegliedert werden, hat man jederzeit einen Überblick über die fertigen Produkte, was auch eine statistische Erfassung der Tagesverbräuche ermöglicht. Auch kann über ein Kassensystem jederzeit beurteilt werden, zu welchen Uhrzeiten welche Umsätze getätigt werden. Das ermöglicht die entsprechende Planung und Produktion aller Waren. Kassensysteme ermöglichen mit diesen Daten auch, die Mitarbeitereinsatzplanung durchzuführen, wobei diese auch über die genutzte Kassensoftware durchgeführt werden kann. Zusätzlich kann natürlich auch über die Kassensoftware im Kassensystem die Arbeitszeiterfassung aller Mitarbeiter der Bäckerei erfolgen. Die Erfassung von Arbeitszeiten und die Übersicht über umsatzstarke Zeiten können und müssen in der Dienstplanung berücksichtigt werden. Über Kassensysteme können Bäckereien auch Kundenkarten verwalten, Bonusaktionen erarbeiten und die bargeldlose Zahlung mit EC- und Kreditkarten durchführen. POS steht im Zusammenhang mit einem Kassensystem für Point of Sale, also dem Standort der Kassen, wo die Verkäufe registriert, aufgerechnet und eingenommen werden. Diese Module für moderne Kassensysteme werden immer kleiner aber auch ebenso immer leistungsfähiger. Den Bäckerei-Kunden bleiben die vielen Anwendungsmöglichkeiten, die über Kassensysteme erledigt werden können, überwiegend verborgen. Lediglich ein verändertes Design eines neuen Gerätes kann einem Kunden durchaus auffallen. Was Kassensysteme aber noch alles zu unterstützen vermögen, wird Außenstehenden nicht auffallen. Aber das ist auch nicht nötig. Denn Kunden möchten in der Bäckerei frische und leckere Backwaren erwerben, und da sind sie bei guter Qualität und bestem Geschmack dem Bäcker ihres Vertrauens treu.
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Für die Gastronomie werden Kassen immer kleiner
Kassensysteme für die Gastronomie werden immer kleiner. Die Funktionalität wird immer überschaubarer, ist leicht zu erklären und die Bedienerfreundlichkeit wächst. Da eine Kasse in Gastronomiebetrieben sehr wichtig ist, kann auf ein Kassensystem im Grunde nicht verzichtet werden. Obwohl moderne Kassensysteme und Netzwerkkassen viel kleiner sind als herkömmliche Registrierkassen, sind hier wesentlich mehr Anwendungsmöglichkeiten gegeben. Aber auch die Kassen im Einzelhandel werden immer kompakter und leistungsfähiger. In Gastronomiebetrieben setzen sich immer mehr mobile Kassen und Kellnerrufsysteme durch. Damit kann eine erhebliche Zeitersparnis erreicht werden, die der Bedienung und Beratung der Gäste gewidmet werden kann. Das Kellnerrufsystem wird mit einem mobilen Teil auf dem Tisch der Gäste platziert. Hier kann dann der Kellner wahlweise für eine Bestellung oder zum Bezahlen gerufen werden. Die Mitarbeiter können entweder über das Endgerät der mobilen Kasse erkennen, was an welchem Tisch gewünscht wird, oder werden über das Display eines Pagers darüber informiert. Somit können die Bestellungen direkt mit den mobilen Kassen erfasst und mit einem Funksignal an Küche, Schankanlage und Kassensoftware übermittelt werden. Beim Bezahlwunsch kann am Hauptmodul des Kassensystems die Rechnung ausgedruckt und den Gästen gleich mit zum Tisch gebracht werden. Auf diese Weise wird mit mobilen Kassensystemen und dem Kellnerrufsystem viel Zeit gespart, die einerseits betriebliche Kosten senken und andererseits dem Gast kürzere Wartezeiten bescheren. Im Einzelhandel werden die Kassen, wie gesagt, ebenfalls immer kleiner und gleichzeitig leistungsfähiger. An sogenannten POS-Kassen (POS steht für Point of Sale, also der Stelle des Geschäfts, wo der Verkauf stattfindet.) werden die Waren über einen meist stationären Scanner gezogen, der den Barcode erkennt und die entsprechenden Daten aus der Kassensoftware aufruft. Bei Warenlieferungen werden in der Kassensoftware alle nötigen Daten der Waren (Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Grundpreis, usw.) eingetragen. Beim Verkauf werden diese Daten aufgerufen und in der Warenliste ein Signal für Warenentnahme hinterlegt. Auf diese Weise ist immer ein aktueller Waren-Sollbestand bekannt, der bei einer Inventur mit dem tatsächlichen Warenbestand übereinstimmen sollte. POS-Kassen sind oft auch mit Waagen ausgestattet, die Waren wie loses Obst und Gemüse auswiegen und dies dann nach Eingabe der Artikelnummer über die Tastatur mit den notwendigen Daten wie Bezeichnung, Menge, Grundpreis und Gesamtpreis auf den Belegen auszeichnen. Moderne Kassensysteme im Einzelhandel sind aber noch vielseitiger Nutzbar. Auch Waagen in einer Fleisch- und Käseabteilung sind auf die Anforderungen leistungsfähiger Kassensoftware eingestellt. Es werden Bons ausgedruckt, die die Angaben über Fleisch und Käse schriftlich und auch mit einem Barcode verschlüsselt darstellen. Diese Barcodes werden dann ebenfalls vom Scanner am POS-Kassen-Platz erkannt und dem jeweiligen Verkaufsvorgang zugeordnet. Netzwerkkassen und Kassensysteme können aber branchen-übergreifend noch viele weitere Arbeitsschritte erleichtern und Aufgaben übernehmen. Branchenunabhängig kann mit der Kassensoftware moderner Kassen die Arbeitszeiterfassung ebenso verwaltet werden wie die Urlaubs- und die Dienstplanung. In Handwerksbetrieben, die dem Unternehmen einen Verkaufsbereich angegliedert haben, können über die Kassensoftware des genutzten Kassensystems Terminplanungen betreuen. Da sind dann vereinbarte Termine mit Lieferanten ebenso zu verwalten, wie Auftragstermine für Dienstleistungen außer Haus oder Fertigstellungstermine für beauftragte Einzelanfertigungen.
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Verkaufstalente und Kassennutzung beim Bäcker
Neben der Einrichtung eines Bäckereiladens ist natürlich auch die kompetente Beratung durch gut aus- und weitergebildete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr wichtig. Denn schließlich entscheidet beim Bäcker wie anderswo auch die Wahrnehmung des Kunden darüber ob überhaupt und wie viel gekauft wird. Eine moderne Kasse ist, dezent platziert, sicher auch ein Argument für gute Ausstattung. Zusätzlich sind das Aussehen, der Geschmack und der Geruch der Bäckereierzeugnisse wichtig, können zum Kaufanreiz aber noch durch die visuelle Sprache ergänzt werden. Das bedeutet, dass auch die ansprechende Warenpräsentation dazu beiträgt, dass der Kunde kauft. Die fachliche Beratung ist natürlich ebenso wichtig und zur Kaufentscheidung zugehörig. Zur Ausstattung in der Bäckerei gehört eben nicht nur ein Regal um Brote zu zeigen, eine Theke um dort Kuchen und Torten unterzubringen. Warmes Licht unterstützt die Präsentation der Waren ebenso wie die ansprechende Platzierung in Regal und Theke. Auch die vorhandene Kasse sollte nicht zu aufdringlich dem Kunden gegenüberstehen. Kassen sind in den Läden unersetzlich, aber können durchaus dezent, nicht aufdringlich und doch zentral erreichbar genutzt werden. Auch muss im kleinen Bäckereiladen kein umfangreiches Kassensystem installiert sein. Eine Registrierkasse mit allen nötigen Funktionen reicht hier aus. Mit schicken Ladenmöbeln, sorgfältiger Warenplatzierung, guter Ausleuchtung und einer für den Laden ausreichenden aber modernen Kasse ausgerüstet, lässt das moderne Ambiente des Geschäfts hervorkommen. Kunden und Mitarbeiter fühlen sich wohl, das Verkaufsgespräch wird sicher viel erfolgreicher als bei nüchterner Einrichtung des Ladens. Natürlich sollte jede Verkäuferin auch auf die Kunden eingehen und deren Fragen kompetent beantworten können. Denn dezent aneinander vorbeireden vergrault jeden Kunden. Da ist also nicht nur die Fachkenntnis der Verkäuferin gefragt, sondern auch die Fähigkeit auf andere zugehen und sie von Produkten überzeugen zu können. Sonst ist weder die allerneueste Einrichtung des Ladens erfolgreich noch die Anschaffung einer noch so modernen und leistungsstarken Registrierkasse oder eines Kassensystems. Aber auch die zwischenmenschlichen Fähigkeiten einer Bäckereifachverkäuferin vorausgesetzt, wird auch ein Verkaufsgespräch mit noch so schwierigen und anspruchsvollen Kunden erfolgreich sein. Die korrekte Aufrechnung eines jeden Verkaufs ist natürlich ebenso die Aufgabe der Verkäuferin wie die tägliche Umsatzabrechnung mit der Kassensoftware. Es ist nicht unwichtig, ob eine Registrierkasse, ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse genutzt wird, aber auch das korrekte abzählen des Bargeldes in die Bereiche Einnahmen und Wechselgeld ist sehr wichtig. Das kann keine Kasse übernehmen, da ist die Mitarbeiterin gefordert, ihre Aufgaben gewissenhaft, konzentriert und ordentlich zu erledigen. Alle Kassen sind aber auch nur so korrekt wie die Nutzer. Jede Kasse summiert korrekt alle Eingaben auf und errechnet auch Steuerbeträge, Einzel- und Gesamtsummen. Wenn dann Summenfehler auftreten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass es sich um einen menschlichen Fehler handelt. Moderne Kassensysteme sind, glaube ich, aber doch sehr anwenderfreundlich. Mit diversen Möglichkeiten wie übersichtliche Displays zur Eingabekontrolle und eventuell auch Fehlermeldungen bei Falscheingaben können diese Kassen mit ihrer leistungsstarken Kassensoftware durchaus so manchen Anwenderfehler vermeiden helfen.
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POS-Kassen Beschreibung
Kassenhersteller haben in den vergangenen Jahren die Weiterentwicklung von Kassen stark voran getrieben. Eine antiquierte Kasse gibt es kaum noch zu sehen, weder in der Gastronomie, noch im Handel, und schon gar nicht in der Hotelbranche. Registrierkassen von vor rund einhundert Jahren stehen allenfalls noch als Dekorationsstück in einigen Geschäften oder Hotels. Insbesondere im Einzelhandel ist eine Registrierkasse neuerer Bauart aber dennoch anzutreffen. Denn nicht jedes Geschäft hat ausreichend Kapazität, um ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse zu nutzen. Intelligente Kassensysteme sind aber auch in kleinen Geschäften durchaus anwendbar, wenn der Warenumsatz groß ist. Allein die Endgeräte sind ergonomisch geschaffen und bieten schon dadurch angenehme Anwendbarkeit. Außerdem sind Warenflusskontrolle, die Übermittlung von Produktinformationen, die Arbeitszeiterfassung und eine Anbindung zur Verwaltung im Hintergrund nur einige weitere Merkmale, die die POS-Kassensysteme auszeichnen. Die Entwicklung von POS-Kassen ist sogar schon so weit fortgeschritten, dass zwei Kassen in einer Kasse vereint sind. Als mobile Kasse überzeugt das Gerät mit Geschwindigkeit und Touchscreen. Beim Einsatz als stationäre Kasse sind die kleinen Maße überzeugend (Platz sparen) und die Schnittstellen für verschiedene anschließbare weitere Geräte in der Umgebung. POS steht für Point of sale, so sind im weitesten Sinne vielleicht auch Registrierkassen als POS-Kassen zu bezeichnen. Aber im Eigentlichen geht es um Kassensysteme, die auch viele Bereiche eines Unternehmens vernetzen können. Da ist dann die Zahlstelle das POS-Modul der Kasse. Von einem Kassenhersteller weiß ich, dass er acht verschiedene POS-Kassensysteme anbietet, welche alle die gleiche Kassensoftware nutzen. Dank dessen und der äußerst flexiblen Einsetzbarkeit können die Geräte in allen Branchen genutzt werden. Eine solche doppelte Plattformstrategie gibt es, glaube ich, weltweit kein zweites Mal. Diese Kassen können also ebenso effizient in der Gastronomie genutzt werden wie auch in Hotels, im Einzelhandel und in der Dienstleistungsbranche. Sicher ist noch so mancher Unternehmer konservativ eingestellt und würde bei der Neuanschaffung einer Kasse auf eine Registrierkasse zurückgreifen. Klar, auch Registrierkassen erfüllen nach wie vor die gesetzlichen Vorgaben. Darum muss es auch für einen größeren Betrieb negative Auswirkungen haben, mehrere Registrierkassen zu nutzen, die separat abgerechnet und manuell in der Buchhaltung erfasst werden. Wer sich die Mühe machen möchte, bitte schön. Vor allem ist die Entwicklung auch im Bereich Registrierkasse soweit vorangeschritten, dass Registrierkassen auch netzwerkfähig sind. Damit können diese Geräte früher oder später auch an ein Kassensystem oder eine Netzwerkkasse angeschlossen werden. Mir als Kundin ist es eh nicht so sehr wichtig, welche Geräte als Kasse genutzt werden, Hauptsache ich kann meinen Einkauf bezahlen. Die Belege aus Registrierkasse und Kassensystem beinhalten ohnehin die nötigen Angaben, also ist auch diesbezüglich kein Unterschied auszumachen. Lediglich für die Unternehmen ist es eine ernste Überlegung wert, ein modernes Kassensystem anzuschaffen und damit die gute alte Registrierkasse abzulösen.