Archiv für die Kategorie „Kassensysteme“
Kassensystem als Hilfe bei der Kontrolle des Betriebes
Die Bedeutung, sich ein modernes Kassensystem anzuschaffen, wird gerade in kleineren Betrieben der Gastronomie und kleinen Einzelhandelsgeschäften, wie Textilhandel oder Modeboutiquen, nicht erkannt. Meist ist der Geschäftsinhaber daran gewöhnt und auch zufrieden, mit einer zur Verfügung stehenden, alten Registrierkasse zu arbeiten, die nicht mehr der neuesten Technik entspricht. In seltenen Fällen wird gar keine Technik eingesetzt, sondern in eine Geldschublade kassiert. Herkömmliche Registrierkassen, manchmal sogar antik, werden an Stelle eines Taschenrechners als Addiermaschine genutzt, ansonsten wird im Kopf zusammen gerechnet und das Geld in der Geldschublade einsortiert.
Wenn der Unternehmer den ganzen Tag persönlich im Geschäft steht, kann er normalerweise davon ausgehen, dass kein Geld verloren geht, es sei denn, er verrechnet sich. Am Ende des Monats müssen jedoch alle im vergangenen Monat gemachten Einnahmen und Ausgaben aus den manuellen Aufzeichnungen zusammengetragen werden und die Gewinn- und Verlustrechnung für das Finanzamt über ein Kassenbuch angefertigt werden. Warenbestellungen macht er anhand seines persönlichen Überblicks über die Warenbestände mehr nach Gefühl. Oft wird für Bestellungen eine Mini Inventur nötig sein, wenn das Warenangebot über einige, wenige Artikel hinausgeht.
Das bedeutet enormen Zeitaufwand, um konkrete Ergebnisse zu erzielen. Auch für den kleinen Betrieb und seinen Inhaber, lohnt sich die Investition in ein modernes Kassensystem, das je nach gewünschtem Funktionsaufwand auch schon für wenige hundert Euro erhältlich ist. Umsatzzahlen werden mit Artikelnummer im Kassensystem erfasst. Etwas größere Kassensysteme ermöglichen dem Unternehmer sogar, sich täglich oder auf Wunsch sogar stündlich, Auswertungen per Datenfernübertragung (Modem) in Echtzeit aus dem Kassensystem von zu Hause aus abzurufen.
Die gespeicherten Umsatzzahlen liefern nicht nur Informationen über verkaufte Artikel, Umsatz, Gewinn pro verkauftem Artikel. Statistiken können aus diesen Daten per Warenwirtschaftsprogramm errechnet werden, das in der Lage ist, sogar Bestellvorschläge zu erstellen. Der größte Vorteil von Statistiken aus den Umsatzdaten eines Kassensystems sind die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse, die schnell und zuverlässig zur Verfügung stehen. Der Unternehmer hat einen guten Überblick darüber, welche seiner angebotenen Produkte und Dienstleistungen den besten Gewinn erzielen und sein Unternehmensziel entsprechend auf das Kundenverhalten abstimmen. Renner und Penner in der Produktpalette erkennen und die Renner zu fördern, bringt auf die Dauer einen höheren Umsatz.
Die Personalplanung und sogar die Arbeitszeiterfassung mehrerer Mitarbeiter kann über die Kassensysteme verwaltet werden. Das ermöglicht dem Arbeitgeber, die Lohnabrechnung einfach und schnell minutengenau zu erstellen. Der Unternehmer liest am Ende des Monats die komplette Arbeitszeit pro Mitarbeiter aus und hat korrekte Belege zur korrekten Erstellung der Lohnabrechnung. Das Bestellwesen innerhalb der Warenwirtschaft errechnet anhand der angelegten Rezepturen Bestellvorschläge. Jeder Artikel kann mit einer Mindestlagerbestand Angabe gespeichert werden. Damit vermeidet man Ausverkäufe und zu große Lagerhaltung. Bei Frischware wird vermieden, dass etwas verdirbt. Auf der anderen Seite muss aber auch immer genug im Vorrat sein.
Kosten des Wareneinsatzes zu reduzieren und den Rohgewinn zu steigern ist das erklärte Ziel jedes Unternehmens. Die Investition in moderne Kassensysteme mit passender Software macht sich durch Einsparungen beim Wareneinsatz und bessere Personalplanung für jeden Betrieb schnell bezahlt.
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Kassensysteme im Netzwerk als Betriebsausstattung
POS Kassensysteme als Ausstattung
Im Falle der Planung eines Restaurant, denkt jeder Unternehmer daran die Küche so einzurichten, dass sowohl das Team ausreichend Arbeitsfläche hat (damit es effizient arbeiten kann) und auch daran, dass modernste Geräte angeschafft werden. Auch die technische Ausstattung mit Schank Anlage, Stromversorgung und Beleuchtung wird organisiert. Nun sollte Überlegungen zum Kassensystem angestellt werden Für die Gastronomie eignet sich beispielsweise ein Kassensystem Netzwerk mit mobilen POS Kassensystemen. Hiermit kann Zeit gespart und den Gästen zur Verfügung gestellt werden. Die Kassensoftware moderner Kassensysteme wird immer leistungsstärker, so dass auch weitere Bereiche eines Betriebes mit verwaltet werden können. Wenn zum Beispiel mit einem Produzenten oder Lieferanten benötigter Spezialitäten ein Liefer- und Abnahmevertrag geschlossen wird, mit genauen Spezifikationen, könnte in Zukunft von dem Kassensystem im Restaurant über eine online-Verbindung die Bestellung von Gemüse, Fleisch und anderen Produkten erfolgen, abhängig von den Umsatzzahlen, die das Kassensystem gespeichert und mit der Warenwirtschaft analysiert hat. Zusätzlich kann die betriebliche Buchhaltung über ein Kassensystem abgewickelt werden, sofern ein Arbeitsplatz mit entsprechender Software ausgestattet ist. Die Arbeitszeiterfassung ist ebenfalls mit Hilfe moderner Kassensysteme möglich, es muss also nicht ein externes Erfassungssystem an das Kassensystem angepasst werden.
POS Kassensysteme im Netzwerk
Einzelne „POS“ Kassensysteme („Point of Sale“, der Ort, an dem Waren verkauft werden) lassen sich zu einem Kassensystem Netzwerk zusammen schließen. Eine Registrierkasse weist heutzutage Netzwerktauglichkeit auf. Die Filialen eines Supermarktkonzerns sind über ihre Kassensysteme miteinander vernetzt, womit sie den Datenfluss in ihr Warenwirtschaftssystem synchronisieren. Bestellungen werden gebündelt über das Netzwerksystem an eine zentrale Stelle übermittelt, von wo aus dann die Lieferungen zusammengestellt werden. Mit einer entsprechenden Kassensoftware könnte dann laufend die Warenbewegung beobachtet und die Lieferungen neuer Waren automatisiert werden. Außerdem könnte im Hintergrund über die Warenwirtschaftssoftware erkannt werden, welche Artikel gerade besonders im Trend liegen und welche nicht. Ein Netzwerk aus POS Kassensystemen und einem zentralen PC lohnt sich vor allem auch im Hotelgewerbe. Beim Einchecken werden die Eincheckdaten des Gastes als erstes erfasst und alle Rechnungsdaten und Umsätze im Hotel gespeichert, bis die Rechnung erstellt werden soll. Vom Restaurant des Hotels aus kann die Rechnung eines Gastes und der Verzehr der Speisen durch das Kassensystem ebenfalls zugeordnet werden. Über ein Mobilteil des Kassensystems nimmt die Bedienung die Bestellung auf und über Funk wird übertragen. Außerdem wird gleichzeitig eine Information an das Endgerät in der Küche geleitet, wo sofort mit der Zubereitung der Bestellung begonnen werden kann. Auch von der Hotelbar aus kann die Datenbank über das Kassensystem mit dem Verzehr von Getränken bestückt werden, besser gesagt mit der Information über den Verzehr. Denn für jeden Betrieb kann es eine individuelle Kassenlösung mit ebenso individueller Installation der Kassensysteme, einzeln oder als Netzwerkkasse, geben.
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Kassensystem statt Geldschublade
Viele kleine Läden nutzen noch immer kein modernes Kassensystem sondern haben bestenfalls eine Art Rechenmaschine und eine Geldschublade. Ein Beispiel ist der Handarbeitsladen an der Ecke. Eine nette, alte Dame verkauft dort die entsprechenden Garne zum Stricken, Sticken und Nähen. Dazu gibt sie immer gern Tipps zum Besten, was die Kundinnen in der Regel auch gern in Anspruch nehmen. Das Sortiment ist nicht immer ganz auf dem neuesten Stand, aber sie hat ganz tolle Wolle zum Socken stricken, die eigentlich in diesem kleinen Laden der Verkaufsrenner ist. Ein Kassensystem besitzt die Dame leider nicht, sie notiert die Verkäufe auf einem Quittungsblock mit Durchschreibeblatt und kassiert in eine Geldschublade im Tresen. So wird sie abends die gemachten Umsätze manuell addieren und das Geld zählen und vergleichen, ob es mit dem Ergebnis der Quittungen übereinstimmt. Da sie die Beträge meistens im Kopf zusammenzählt, kommt es gelegentlich auch mal zu Rechenfehlern und dann fehlt etwas. Neulich war die alte Dame krank und sie musste für längere Zeit eine Vertretung in Anspruch nehmen. Weil diese sich im Sortiment nicht auskannte, dauerte es nicht lange und die Sockenwolle war ausverkauft. Denn die Bestellungen hatte die alte Dame immer in regelmäßigen Abständen eher nach Gefühl aufgegeben. Warenbestandskontrolle war für sie ein Fremdwort gewesen. Jetzt war es leider so, dass sie das Geschäft für lange Zeit nicht allein führen konnte. Bis zu diesem Zeitpunkt konnte sie mit den Einnahmen den Monat so gerade bestreiten, aber keine großen Sprünge machen, auch keine Angestellte bezahlen. Ihr Sohn nahm sich der Sache an. Er sah sich im Laden um und ihm fiel auf, dass kein Kassensystem zur Verfügung stand. Als Unternehmer mit einem gut florierenden Textilgeschäft war ihm schon lange klar, dass ohne Kassensysteme die Abläufe des Geschäftes nur schwer zu organisieren sind. Er kaufte ein kleines Kassensystem und stellte es in den Laden. Dann überprüfte er die vorhandenen Waren und ordnete sie nach Warengruppen. Er gab alles über ein Warenwirtschaftssystem ein und übertrug die Artikelpreise in die Kassensysteme im Laden. Jetzt konnte die Angestellte den Laden und das Angebot an Garnen wesentlich besser überblicken und der Verkauf ging schnell und einfach. Die Artikelnummer in das Kassensystem eingeben und schon wurde der Preis ausgeworfen und aufgerechnet. Die Kunden bekamen einen Kassenbon mit den entsprechenden Daten und konnten dadurch auch Nachschub ordern, wenn das Garn mal nicht für den Pullover reichte. Am besten war aber, dass abends die Umsätze aus dem Kassensystem vom Sohn automatisch ausgelesen werden konnten. Er verarbeitete sie mit Hilfe des Warenwirtschaftssystems zu den üblichen Statistiken und Auswertungen für den Laden. So erkannte er, dass die Sockenwolle ein richtiger Renner war. Beim nächsten Sonderangebot kaufte er eine größere Menge sehr günstig ein und verkaufte sie im Laden zum normalen Preis. Das gleiche machte er bei aktueller, modischer Strickwolle. Siehe da, die Gewinne wurden gleich wesentlich höher. Leider konnte und auch die Angestellte nicht so gute Tipps zum Handarbeiten geben. Daher erweiterte er das Sortiment um einige gängige Handarbeitszeitschriften und Ratgeber. Auch diese wurden von den Kundinnen begeistert angenommen und verkauften sich sehr gut. Fazit: die Geldschublade hatte ausgedient, das Kassensystem hatte gute Arbeit geleistet und die nette, alte Dame kehrte in ihr Geschäft zurück und machte fortan mehr Gewinn, dank ihres Sohnes mit seinen modernen Methoden.
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POS-Kassensysteme in verschiedenen Branchen
In Einzelhandel, Gastronomie, Hotelwesen, Dienstleistungsgewerbe und anderen Branchen werden moderne Kassensysteme genutzt. Das war nicht immer so. Vor etwa 130 Jahren wurde die erste manuell zu bedienende Registrierkasse bereitgestellt, die in einem massiven Gehäuse aus Metall eine Art Rechenmaschine beherbergte, womit einfache Aufrechnungen von Preisen und Abzüge von gegebenem Geld verrechnet werden konnten. Die Größe dieser antiken Registrierkasse dominierte meist den Ganzen Verkaufsraum. Nach wenigen Jahrzehnten wurden die ersten elektronischen Registrierkassen angeboten, die schon nicht mehr ganz so wuchtig groß waren. Und so ging die Entwicklung immer weiter dahin, dass Registrierkassen sich schon optisch immer mehr veränderten und schließlich in der heutigen Zeit netzwerkfähig sind und in beliebig erweiterbare Kassensysteme eingebunden werden können. Moderne Kassensysteme in Handel und den verschiedensten anderen Branchen erinnern so gar nicht mehr an die ersten so massiv erscheinenden Registrierkassen. Auch ein Vergleich mit Kassen jüngerer Bauart ist kaum noch möglich. Den meisten Kunden begegnen moderne Kassensysteme im Einzelhandel, denn irgendwo etwas einkaufen muss jeder. Filialbetriebe und große Konzerne nutzen meist Kassensysteme, weil mit diesen Kassen nicht nur jede Filiale des Unternehmens für sich die täglichen Umsatzabrechnungen tätigen kann. Die hiermit errechneten Daten werden über eine online-Verbindung zur Verwaltungszentrale übertragen, wo sie buchhalterisch ebenso weiterverarbeitet werden wie auch statistische Umsatzerfassungen getätigt werden. Auch kann mit Hilfe der Kassensysteme und deren leistungsstarker Kassensoftware für jede Filiale erfasst werden, welche Waren besonders viel verkauft werden. Supermärkte und Lebensmittel-Discounter haben in ihren Geschäften an zentraler Stelle zum Ausgang hin Kassen-Plätze eingerichtet, wo POS-Kassen die Verkäufe erfassen. POS-Kassensysteme sind Kassensysteme wie die meisten anderen auch. Denn POS steht hier für Point of Sale, was die Stelle im Geschäft beschreibt, wo eben die Kassen stehen, an denen die Kunden ihre Einkäufe bezahlen. Kassensysteme im Einzelhandel sind aber nicht nur dazu in der Lage, die Verkäufe zu erfassen und jeden einzelnen verkauften Artikel zu dokumentieren. Der Wareneingang im Handel kann ebenfalls über Kassensysteme erfasst werden, indem beispielsweise mit mobilen Scannern die Warenlieferung aufgenommen und in der Kassensoftware der in den Unternehmen genutzten Kassensysteme hinterlegt wird. In Kassensysteme wird somit ein immer aktueller Sollbestand der Waren eingetragen, weil der Verkauf jedes Artikels als Warenausgang in der Kassensoftware gegengebucht wird. In der Gastronomie werden Kassensysteme ebenfalls vielseitig genutzt. Hier sind mobile Kassen und Kassensysteme sehr gefragt, weil sie zum einen den Mitarbeitern viele Wege ersparen und andererseits den Gästen die Wartezeit verkürzen. Natürlich gibt es auch im Restaurant einen POS-Kassen -Platz, wo zentral alle Menüverkäufe abgerechnet werden. Aber ob nun in Handel, Gastronomie oder einer anderen Branche mit Nutzung moderner Kassen: Kassensysteme können nicht nur Verkäufe registrieren und aufrechnen. Die Erfassung von Arbeitszeiten über Kassensysteme ist ein zusätzlicher Anreiz, Anschaffungs- und Wartungskosten für zusätzliche Systeme und Geräte zu vermeiden.